Taivalkunnan Kevätkarkeloiden suunnittelupalaveri                                          MUISTIO

Aika: ke 4.4.2018 kello 18:30
Paikka: Taivalkunnan koulu
Läsnä: Eeva-Liisa Hynninen, Elina Järvinen, Minttu Ketonen, Teemu Lehtimäki, Terhi Leskinen, Anja Mattila, Olli Sorva ja Jaana Sorvaniemi

• Olli toivotti osallistujat tervetulleiksi ja toimi puheenjohtajana.
• Sovittiin, että Olli tekee tästä palaverista muistion.
• Kevätkarkelot järjestetään Taivalkunnassa toimivien eri yhdistysten yhteisvoimin to 17.5.2018 kello 18:00 – 20:00 Taivalkunnan koululla.
• Tapahtuman mahdollinen tuotto kanavoidaan kokonaisuudessaan vanhempainyhdistyksen kautta koulun oppilaiden virkistystoimintaan.
• Olli tekee kutsut ja Taivalkunnan Kylät ry vastuullisena järjestäjänä jakaa kutsut postilaatikkoihin. Tilaisuudesta ilmoitellaan myös kyläpostin (Olli), Facebookin (Minna) ja kotisivujen (Olli) kautta.
• Jaana tekee mainokset kylän koululle ja ilmoitustauluille viimeistään 2 viikkoa ennen tapahtumaa.
• Assilta saadaan tarvittaessa telttakatos ja Olli tuo sen koululle, jos sää sitä edellyttää.
• Anja hoitaa pohjakassat (2kpl) tapahtumaan
• Tomi hommaa ja tuo makkarat tapahtumaan (200kpl) sekä makkarapussit.
  • makkarat myydään 2eur/kpl
• Elina tuo käsipaperit ja grillipihdit.
• Anja hommaa kahvin, teen, sokerin, ketsupin, sinapin ja mehun(3mehukattia) sekä mukit ja lusikat kahville ja mukit mehulle.
• Olli ja Anja hoitavat termoskannut kahville ja teevedelle sekä järjestävät kahvinkeittäjän.
  • kahvi ja mehu ilmaista
• Anja ja Eeva hoitavat muurinpohjalettuihin taikinat, paiston tarvitsemat aineet ja välineet sekä lautaset. He hommaavat myös paistoon ja myyntiin tarvittavan miehityksen.
  • letut myydään 2 eur/kpl
• Lettuhommaan Anja tuo 2X(kaasupullon, polttimen ja pannun) sekä tulitikut. Eeva tai Terhi tuo 1X(……….).
• Teemu tuo myyntipöydät ja roskiksen.
• Aikuiset vastaan lapset pallo-ottelu (pesäpallo tai jalkapallo, Minna kysyy koululaisten mielipidettä)
  • Ottelun tuomarina toimii Juha tai Minna
• Hevosenkengän heittokisa, Jaana ja Minttu tuovat kengät ja astiat, vanhempainyhdistys hoitaa kisatapahtuman (Elina ja Terhi järjestää asian). Sarjoina on alle kouluikäiset, alakoululaiset ja kolmantena sitä vanhemmat. Anja hommaa voittajille palkinnot (karkkipussit)
• Jaana ja Minttu tuovat hepan ja ponin tilaisuuteen. Taivalkunnan Hevosurheilijat ry luovuttaa karkeloiltana vuoden hevosurheilija kiertopalkinnon
• Palaveri kesti 30 minuuttia. Avoimia suunnitteluasioita ei jäänyt, josta kiitos kyläaktiiveille.
• Tämän kevätkarkelon järjestely ei vaadi enää yhteistä kokoontumista, vaan loput mahdolliset asiat hoidetaan esim. sähköpostitse tai puhelimitse
• Tapahtumapäivänä kokoonnutaan kello 17:15 koululle järjestämään paikkoja valmiiksi. Hepat tulevat kuitenkin vasta juuri ennen tilaisuuden alkua.
• Olli toimittaa muistion palaverin osallistujille ja Taivalkunnan kylät ry:n hallituksen jäsenille

Muistion vakuudeksi

kyläyhdistyksen pj. Olli Sorva