Taivalkunnan Kevätkarkeloiden suunnittelupalaveri                                          MUISTIO

Aika: ke 5.4.2016 kello 18:30
Paikka: Taivalkunnan koulu
Läsnä: Taivalkuntalaisten yhdistysten edustajia Anja Mattila, Eeva-Liisa Hynninen, Olli Sorva, Miia Granath, Teemu Lehtimäki, Elina Järvinen, Terhi Leskinen, Katja Kallio, Tomi Teuho-Markkola ja Jaana Sorvaniemi

• Olli toivotti osallistujat tervetulleiksi ja toimi puheenjohtajana. Hyödynnettiin ”vanhaa” palaveria.
• Sovittiin, että Olli tekee tästä palaverista muistion ja kirjaa siihen mukaan myös parin seuraavan päivän aikana tehdyt varmistukset henkilöiltä, jotka eivät ole läsnä itse palaverissa.
• Kevätkarkelot järjestetään yhdessä Taivalkunnassa toimivien eri yhdistysten voimin to 18.5.2017 kello 18:00 – 20:00 Taivalkunnan koululla
• Tapahtuman mahdollinen tuotto kanavoidaan kokonaisuudessaan vanhempainyhdistyksen kautta koulun oppilaiden virkistystoimintaan.
• Olli on ilmoittanut koulun rehtorille tapahtumasta ja varmistanut tilojen käyttömahdollisuuden
• Olli tekee kutsut ja Taivalkunnan Kylät ry vastuullisena järjestäjänä jakaa kutsut postilaatikkoihin. Tilaisuudesta ilmoitellaan myös kyläpostin (Olli), Facebookin (Minna) ja kotisivujen (Olli) kautta.
• Jaana tekee mainokset kylän koululle ja ilmoitustauluille viimeistään 2 viikkoa ennen tapahtumaa.
• Reeta kysyy varaukseen telttakatosta (esim. Assilta) ja tuo sen koululle, jos sää näyttää huonolta
  • Reeta vahvistanut katoksen saannin ja tuo sen tarvitessa koululle (Olli varmisti Reetalta)
• Tomi hoitamaan äänentoistolaitteet ja musiikin sekä toimii kuuluttajana
• Anja hoitaa pohjakassat (2kpl) tapahtumaan
• Tomi hommaa ja tuo makkarat tapahtumaan (200kpl). Sinappia on ennestään.
  • makkarat myydään 2eur/kpl
• Elina tuo makkarapussit, käsipaperit ja grillipihdit.
• Anja hommaa kahvin, teen, sokerin, ketsupin ja mehun(3mehukattia) sekä mukit ja lusikat kahville ja mukit mehulle.
• Olli tuo kahvinkeittovälineet, termoskannut kahville ja teevedelle sekä hommaa kahvinkeittäjän.
  • kahvi ja mehu ilmaista
• Anja ja Eeva hoitavat muurinpohjalettuihin taikinat, paiston tarvitsemat aineet ja välineet sekä lautaset. He hommaavat myös paistoon ja myyntiin tarvittavan miehityksen.
  • letut myydään 2 eur/kpl
• Lettuhommaan Anja tuo 2X(kaasupullon, polttimen ja pannun) sekä tulitikut. Eeva tuo 1X(……….).
• Teemu tuo myyntipöydät 4-5 kpl ja roskiksen.
• Aikuiset vastaan lapset pesäpallo-ottelu.
  • Ottelun tuomarina toimii Juha Källi (Olli varmistanut asian Juhalta)
• Teemu järjestää tikanheiton tai jonkun muun kisan ja palkinnot.
• Miia ja Katja vastuullisina, Vanhempainyhdistys järjestää ohjelmaa lapsille ja lapsenmielisille sekä mahdollisiin kilpailuihin palkinnot. Ilmoittavat ohjelman sisällön Ollille ja Jaanalle 30.4 mennessä, jotta tieto ehtii karkeloilmoitteluun mukaan.
• Jaana tuo hepan/hepat tilaisuuteen (ja mahd. palkita vuoden hevosurheilija kiertopalkinnolla)
• Tarvitaanko jokin vakuutus ja mitä on yhdistyksen vastuulla? Olli selvittää asian ja hoitaa tarvittaessa vakuutuksen tuohon tapahtumaan.
• Palaveri kesti 35 minuuttia. Avoimia suunnitteluasioita ei jäänyt, josta kiitos kyläaktiiveille.
• Tapahtumapäivänä kokoonnutaan kello 17:15 koululle järjestämään paikkoja valmiiksi

Muistion vakuudeksi palaverin koollekutsuja kyläyhdistyksen pj. Olli Sorva